Brakami formalnymi określamy dokumenty, bez których postępowanie administracyjne nie może zostać wszczęte (np. wypełniony i podpisany formularz wniosku, fotografie, okazany oryginał paszportu itp.). Jeżeli wniosek spełnia wymagania formalne w paszporcie cudzoziemca zostanie umieszczona pieczątka potwierdzająca złożenie wniosku bez braków formalnych. 

Postępowanie administracyjne składa się z 2 etapów: oceny formalnej i oceny merytorycznej. Ocena  formalna wniosku to wstępny etap całej procedury, sprawdzana jest wtedy poprawność dokumentów. Jeśli wniosek zawiera braki formalne, wysłane zostanie pismo wzywające do ich uzupełnienia. Jeśli dokumenty nie zostaną uzupełnione w wyznaczonym przez urząd terminie, wniosek nie będzie rozpatrywany tzn. zostanie pozostawiony bez rozpoznania. Jeśli wniosek nie zawiera braków formalnych lub zostaną one uzupełnione, dokumenty zostaną zweryfikowane pod kątem możliwości udzielenia zezwolenia na pobyt w Polsce.

Zgodnie z art. 112 a ustawy o cudzoziemcach, decyzję o udzieleniu zezwolenia na pobyt czasowy wydaje się w terminie 60 dni od dnia, w którym nastąpiło ostatnie z następujących zdarzeń:

• cudzoziemiec złożył wniosek o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy osobiście lub nastąpiło jego osobiste stawiennictwo w urzędzie wojewódzkim po złożeniu tego wniosku, chyba, że wobec cudzoziemca nie stosuje się wymogu osobistego stawiennictwa, lub

• cudzoziemiec złożył wniosek o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, który nie zawiera braków formalnych lub zostały one uzupełnione, lub

• cudzoziemiec przedłożył dokumenty, o których mowa w art. 106 ust. 2 pkt 2 ustawy o cudzoziemcach (tj. dokumenty niezbędne do potwierdzenia danych zawartych we wniosku i okoliczności uzasadniających ubieganie się o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy) lub wyznaczony przez wojewodę termin, o którym mowa w art. 106 ust. 2 a (tj. termin wyznaczony do uzupełnienia ww. dokumentów) upłynął bezskutecznie. 

Zgodnie z art. 210 ustawy o cudzoziemcach, decyzję o udzieleniu zezwolenia na pobyt stały/rezydenta długoterminowego UE wydaje się w terminie 6 miesięcy dni od dnia, w którym nastąpiło ostatnie z następujących zdarzeń:

• cudzoziemiec złożył wniosek o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy osobiście lub nastąpiło jego osobiste stawiennictwo w urzędzie wojewódzkim po złożeniu tego wniosku, chyba, że wobec cudzoziemca nie stosuje się wymogu osobistego stawiennictwa, lub

• cudzoziemiec złożył wniosek o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, który nie zawiera braków formalnych lub zostały one uzupełnione, lub

• cudzoziemiec przedłożył dokumenty, o których mowa w art. 106 ust. 2 pkt 2 ustawy o cudzoziemcach (tj. dokumenty niezbędne do potwierdzenia danych zawartych we wniosku i okoliczności uzasadniających ubieganie się o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy) lub wyznaczony przez wojewodę termin, o którym mowa w art. 106 ust. 2 a (tj. termin wyznaczony do uzupełnienia ww. dokumentów) upłynął bezskutecznie.