"Przyjazny i bezpieczny urząd IV"

Projekt nr FAMI.02.01-IZ.00-0017/24

„PRZYJAZNY I BEZPIECZNY URZĄD IV”

dofinansowywany ze środków Funduszu Azylu, Migracji i Integracji na lata 2021-2027

Okres trwania projektu:01.05.2024 r. – 31.12.2027 r.
 

Grupę docelową projektu są obywatele państw trzecich (OPT), których głównymi problemami są przede wszystkim: bariera językowa i niska informatyzacja procedur. Ponadto istotnym problemem jest kwestia uzyskania pożądanych informacji oraz kontakt z inspektorem prowadzącym sprawę. Niezwykle ważnym problemem jest również bardzo długi czas trwania procedury administracyjnej. Informatyzacja i digitalizacja systemów w znaczny sposób rozwiążą problem niskiej informatyzacji procedur. Zapewnienie odpowiednich narzędzi i zasobów poprzez stworzenie infolinii będzie kluczowym narzędziem do rozwiązania problemu długości trwania procedury administracyjnej oraz kwestii uzyskania pożądanych informacji. Dzięki infolinii pracownicy wydziału zostaną odciążeni z zadania informacyjnego, co pozwoli na szybsze rozpatrywanie spraw. Stworzenie w pełni zautomatyzowanej i inteligentnej infolinii spowoduje z kolei rozwiązanie problemu tj. udzielania informacji OPT. Dzięki temu narzędziu informacje te zostaną udzielone cudzoziemcom bez udziału pracownika urzędu. Natomiast w przypadku konieczności kontaktu poza infolinią, informacje te będą udzielane przez specjalistów/konsultantów zatrudnionych jako uzupełnienie funkcjonującej infolinii. Naszym priorytetem jest dalsza poprawa zdolności administracyjnych, dostosowywanie ich do potrzeb OPT oraz rozwijanie kompetencji pracowników. Przeprowadzenie szkoleń językowych, a także z obsługi klientów z innego kręgu kulturowego pozwoli na wyeliminowanie problemów związanych z m.in. barierą językową. Wpłyną one również na podniesienie świadomości różnorodności kulturowej, zapobieganie dyskryminacji i konfliktom na tle kulturowym.

Główne cele projektu to:

1. prowadzenie aktywnej polityki informacyjnej dla obywateli państw trzecich i społeczeństwa przyjmującego poprzez kontynuowanie kampanii społecznej pn. "Wiedza drogą do integracji i praworządności" w środkach masowego przekazu, ze szczególnym uwzględnieniem mediów społecznościowych, dystrybucję materiałów informacyjnych, szkolenia tematyczne oraz profesjonalny system infolinii.

2. dążenie do profesjonalnej obsługi obywateli państw trzecich poprzez podwyższenie poziomu znajomości języka angielskiego oraz specjalistycznych umiejętności urzędników.

3. optymalizacja obsługi cudzoziemców oraz procedur uzyskania zezwolenia na pobyt poprzez organizację konferencji służącej wymianie informacji i dobrych praktyk oraz cykliczne spotkania z przedstawicielami m. in. organizacji międzynarodowych, organizacji pozarządowych czy jednostek samorządu terytorialnego województwa lubelskiego zmierzające do opracowania założeń przyszłej współpracy w oparciu o formułę one stop shop.

Opis projektu

Główne działania projektu skoncentrowane są na prowadzeniu aktywnej polityki informacyjnej zarówno dla obywateli państw trzecich jak i społeczeństwa przyjmującego oraz usprawnienie obsługi klienta w obliczu stałego wzrostu i permanentnie utrzymującego się wysokiego poziomu w zakresie liczby składanych wniosków przede wszystkim dotyczących legalizacji zatrudnienia i legalizacji pobytu na terytorium RP.  

Szczegółowy opis działań w ramach projektu

1.Działania o charakterze informacyjnym

1.1.kampania społeczna w środkach masowego przekazu (telewizja, radio, prasa, internet) p.n. „Wiedza drogą do integracji i praworządności”

Jest to kontynuacja profesjonalnej kampanii społecznej pod hasłem „Wiedza drogą do integracji i praworządności” w środkach masowego przekazu obejmujących swoim zasięgiem obszar województwa lubelskiego (działanie było realizowane w poprzedniej edycji projektu współfinansowanego przez FAMI pn. „Przyjazny i bezpieczny urząd III”).

Zaplanowane zostało wyprodukowanie spotów o charakterze ogłoszeń społecznych oraz tematycznych audycji radiowych i telewizyjnych skierowanych do beneficjentów projektu – odrębnie na potrzeby telewizji, radia i prasy za pośrednictwem nadajników radiowo-telewizyjnych oraz zasobów internetowych, w tym oficjalnych mediów społecznościowych znajdujących się w użytkowaniu środków masowego przekazu. Dodatkowo w prasie umieszczone zostaną banery reklamowe oraz artykuły sponsorowane. Wszystkie ww. materiały zostaną przedstawione beneficjentom projektu w języku polskim i angielskim Szczególny nacisk w kampanii społecznej zostanie położony na media społecznościowe rozumiane sensu largo. Zaplanowano opracowanie cyklicznych, informacyjnych, hasłowych rolek i postów, które następnie będą umieszczane na platformach m. in. facebook, instagram, tik tok. Utworzony zostanie również specjalny profil Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców na facebooku, w obrębie którego dodawane będą

dedykowane cudzoziemcom posty w wybranych językach dla nich zrozumiałych.  Wyprodukowane ww. materiały poruszać będą problemy nurtujące cudzoziemców w poszczególnych obszarach tematycznych szeroko pojmowanego życia społecznego m. in. z zakresu legalizacji pobytu, podejmowania pracy, edukacji czy ochrony zdrowia. Zaplanowana została także kontynuacja tłumaczenia dodawanych treści merytorycznych znajdujących się na specjalnie

dedykowanej cudzoziemcom stronie internetowej na wybrane języki.

1.2. Opracowanie i druk materiałów informacyjnych w języku polskim oraz co najmniej języku angielskim

Zaplanowane zostało opracowanie zarówno merytoryczne jak i graficzne oraz druk specjalnie dedykowanych dla beneficjentów projektu materiałów informacyjnych w postaci m. in. plakatów, ulotek, broszur, które będą dotykały najważniejszych aspektów życia społecznego, istotnych z punktu widzenia cudzoziemców. Materiały te, w co najmniej dwujęzycznej wersji – polskiej i angielskiej, będą następnie szeroko kolportowane w LUW oraz w trakcie szkoleń tematycznych czy konferencji, a także m. in. w organach administracji publicznej, szkołach czy urzędach pracy znajdujących się na terenie województwa lubelskiego.

1.3. Stworzenie systemu infolinii w oparciu o technologię voicebot

Planowane jest stworzenie systemu infolinii wyłącznie dla beneficjentów projektu na wydzielonym serwerze lokalnym. Infolinia polegać będzie na częściowej automatyzacji. Klient wybierając po kolei odpowiednie cyfry bądź znaki otrzyma informację, której oczekuje w formie albo automatycznego komunikatu albo bezpośredniej konsultacji ze specjalnie wyznaczonymi konsultantami (3 osoby), którzy będą pełnili dyżury w dni robocze w wymiarze 8 godzin dziennie. Infolinia będzie obsługiwana w trzech językach: polskim, angielskim i ukraińskim, zaś w sferze merytorycznej dotyczyć będzie przede wszystkim zezwoleń na pobyt czasowy, pobyt stały oraz pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej.

1.4.Działania promocyjne

W ramach rozpowszechniania informacji o realizowanym projekcie finansowanym ze środków UE planowany jest zakup oznakowanych gadżetów promocyjnych m. in. długopisów, notatników, breloków, toreb czy wizytówek, które będą następnie kolportowane wśród cudzoziemców główne w dedykowanym obsłudze beneficjentów projektu budynku LUW w Lublinie przy ul. Czechowskiej 15, a także w trakcie szkoleń tematycznych i konferencji. Dodatkowo w celach promocji projektu na ww. budynku zostanie zamontowana tablica pamiątkowa, zawierająca informacje o finansowaniu projektu z UE. Źródłem promocji działań przeprowadzonych w ramach FAMI będzie także specjalnie dedykowana dla obywateli państw trzecich strona internetowa Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego, a także oficjalne media społecznościowe.

Informacje w zakresie prowadzonego projektu z FAMI będą również rozpowszechniane w ramach kampanii społecznej w środkach masowego przekazu oraz w trakcie prowadzonych tematycznych szkoleń czy specjalnie zorganizowanej konferencji merytorycznej czy konferencjach prasowych.

W ramach działań promocyjnych prowadzone będą także cykliczne spotkania z przedstawicielami m. in. organizacji międzynarodowych, organizacji pozarządowych czy jednostek samorządu terytorialnego województwa lubelskiego zmierzające do opracowania założeń przyszłej współpracy w zakresie optymalizacji obsługi obywateli państw trzecich oraz procedur administracyjnych w oparciu o formułę one stop shop.

2.Działania w ramach utworzonego Centrum Szkoleniowo - Integracyjnego dla cudzoziemców

Centrum w założeniu ma być specjalnie stworzoną przestrzenią, w której przy pomocy nowoczesnych narzędzi obywatele państw trzecich czy pracownicy instytucji współpracujących z cudzoziemcami nabędą wiedzę w zakresie migracji, w tym procedur administracyjnych, a z kolei pracownicy urzędu będą mieli możliwość doskonalenia umiejętności związanych z obsługą klienta z innego kręgu kulturowego w języku angielskim, co w sposób znaczący doprowadzi w konsekwencji do przeciwdziałania dyskryminacji obywateli państw trzecich zwłaszcza w kontekście zagwarantowania równych praw w dostępie do usług administracji publicznej. Ponadto specjalną opieką zostaną otoczone grupy cudzoziemców wymagające specjalnego traktowania w związku z ich wyjątkowymi potrzebami jak ofiary handlu ludźmi, pokrzywdzony pracownik czy osoby dotknięte "wojenną traumą".

2.1.szkolenie dla pracodawców z zakresu legalnego zatrudniania cudzoziemców na terytorium RP

2.2.szkolenie dla cudzoziemców w zakresie procedur nostryfikacyjnych dyplomów zagranicznych

2.3.szkolenie dla pracowników szkół z zakresu edukacji szkolnej cudzoziemców, w tym legalizacji pobytu na terytorium RP

2.4.szkolenie dla cudzoziemców z zakresu aktywnego poszukiwania pracy ze szczególnym uwzględnieniem absolwentów

2.5.szkolenie dla pracowników uczelni wyższych z zakresu legalności pobytu cudzoziemców na terytorium RP z uwagi na podjęcie lub kontynuację studiów

Podstawową formą planowanych szkoleń będą wykłady lub prezentacje multimedialne. Zajęcia będą się odbywały w budynku LUW przy ul. Czechowskiej 15 z możliwością uczestniczenia w nich w formie on-line. Prowadzone będą przez specjalistów posiadających doświadczenie w pracy w ww. zakresach tematycznych. Planowane jest zorganizowanie każdego szkolenia jeden raz w roku przez okres 3 lat dla grupy liczącej minimum 15 osób, z wyjątkiem szkoleń skierowanych do pracodawców zatrudniających cudzoziemców, które odbędą się dwa razy do roku. Przewidywany czas jednego szkolenia wynosi – 2 godziny, zaś szkolenia dla pracodawców oraz pracowników szkół w wymiarze – 4 godzin. Łącznie zostanie przeprowadzonych 27 szkoleń. Będą one przeprowadzone z wykorzystaniem zakupionego w ramach projektu współfinansowanego przez FAMI pn. „Przyjazny i bezpieczny urząd III” systemu nagłaśniającego oraz ekranu LCD. Dodatkowo szkolenia skierowane bezpośrednio do cudzoziemców będą tłumaczone symultanicznie na język angielski z wykorzystaniem specjalnej kabiny z wyposażeniem, która również została zakupiona w ramach wcześniejszych projektów współfinansowanych z FAMI.

2.6.warsztaty dla pracowników z obsługi klienta z innego kręgu kulturowego

2.7.warsztaty dla pracowników z zakresu obsługi klientów trudnych i konfliktowych

Podstawową formą ww. działań będą warsztaty z elementami wykładów lub prezentacji multimedialnych. Zajęcia będą się odbywały w budynku LUW przy ul. Czechowskiej 15 z możliwością uczestniczenia w nich w formie on-line. Prowadzone będą przez wyspecjalizowane w powyższym zakresie tematycznym firmy szkoleniowe z wykorzystaniem zakupionego w ramach projektu współfinansowanego przez FAMI pn. „Przyjazny i bezpieczny urząd III” systemu nagłaśniającego oraz ekranu LCD. Planowane jest stworzenie 4 grup, liczących 10 osób każda. Szkolenie jednej grupy będzie trwało 1 miesiąc. Zajęcia będą się odbywały raz w tygodniu po 90 minut.

2.8.szkolenie językowe dla pracowników - język angielski

Planowane szkolenie językowe skierowane jest do osiągnięcia przez pracowników poziomu znajomości języka angielskiego na poziomie co najmniej B1. Zajęcia odbywać się będą w szkole językowej, która dysponuje specjalistycznymi narzędziami dydaktycznymi. Planowane jest stworzenie kilku grup w zależności od poziomu znajomości wybranego języka przez pracowników, co będzie zweryfikowane po wybraniu konkretnej szkoły i przeprowadzeniu testu diagnostycznego. Szkolenie jednej grupy będzie trwało dwa pełne semestry.

2.9.konferencja tematyczna podsumowująca projekt "Przyjazny i bezpieczny urząd IV"dla organów administracji samorządowej, Straży Granicznej, Państwowej Inspekcji Pracy, organizacji pozarządowych w celu wymiany informacji i dobrych praktyk na szczeblu województwa lubelskiego. Zaplanowana jednodniowa konferencja odbędzie się na koniec realizowanego projektu w budynku LUW przy ul. Czechowskiej 15 z możliwością uczestniczenia w niej w formie on-line. W jej trakcie zaprezentowane zostaną efekty zrealizowanego projektu oraz założenia przyszłej współpracy wypracowane w trakcie trwania projektu w drodze prowadzonych cyklicznie spotkań z m. in. organizacjami międzynarodowymi, organizacjami pozarządowymi czy jednostkami samorządu terytorialnego województwa lubelskiego w zakresie optymalizacji obsługi obywateli państw trzecich oraz procedur administracyjnych w oparciu o formułę one stop shop. Odbędą się także wykłady oraz prezentacje multimedialne z wykorzystaniem zakupionego w ramach projektu współfinansowanego przez FAMI pn. „Przyjazny i bezpieczny urząd III” systemu nagłaśniającego oraz ekranu LCD w zakresie problematyki dotyczącej cudzoziemców rozumianej sensu largo.

3.Prace remontowo – modernizacyjne w budynku przy ul. Czechowskiej 15 w Lublinie:

3.1.termomodernizacji dachu

3.2.modernizacji ogrodzenia

3.3.ogrzewania schodów wejściowych, chodnika oraz rynien spustowych

3.4.wymiany gniazd abonenckich

4.Zakup i dostawa wyposażenia stanowisk pracy oraz pomieszczeń:

4.1.urządzeń wielofunkcyjnych dla pracowników prowadzących postępowania administracyjne

4.2.urządzeń wielofunkcyjnych typu kombajn

4.3.monitora oraz komputera w ramach funkcjonującego oraz zmodernizowanego w poprzednich edycjach FAMI systemu monitoringu

5.wykonanie zabudowy meblowej pod wymiar

Rezultatem projektu będzie stworzenie przyjaznego i bezpiecznego dla obywateli państw trzecich urzędu, w którym przy pomocy nowoczesnych narzędzi oraz przeszkolonych pracowników uzyskają oni profesjonalną i kompleksową obsługę.

Efektem projektu będzie wzrost umiejętności i kwalifikacji personelu pracującego z obywatelami państw trzecich dzięki czemu zostanie zapewnione doradztwo i pomoc w kwestiach legalizacji pobytu, administracyjnych, prawnych, przysługujących praw pracowniczych oraz przeciwdziałaniu dyskryminacji. Zapewnione zostaną także specjalne potrzeby skierowane do grup szczególnego traktowania (m. in. ofiar handlu ludźmi czy pokrzywdzonych pracowników) poprzez wydzielenie specjalnej przestrzeni do ich obsługi. Przy ich pomocy rezultatem projektu będzie także ułatwienie pozyskiwania informacji w zakresie legalizacji pobytu i legalizacji zatrudnienia w języku zrozumiałym dla obywateli państw trzecich w trakcie organizowanych szkoleń i prezentacji przez co zwiększy się świadomość cudzoziemców co do przysługujących im praw i obowiązków. Efektem  projektu będzie również skuteczne prowadzenie działań zmierzających do promowania legalnej migracji poprzez wyeliminowanie fałszywych dokumentów na poziomie urzędu wojewódzkiego, a także sprawne prowadzenie postępowań administracyjnych z poszanowaniem godności cudzoziemców i  ochrony ich danych osobowych poprzez wykorzystanie zakupionego nowoczesnego wyposażenia stanowisk pracy. Rezultatem podejmowanych zakrojonych na szeroką skalę działań informacyjnych będzie wzrost poziomu wiedzy obywateli państw trzecich dotyczących legalnego pobytu na terytorium RP. Działania te wpłyną na przejrzystość przekazywanych informacji i lepsze zrozumienie wymagań kraju przyjmującego. Cykl szkoleń tematycznych w konsekwencji doprowadzi do składania przez obywateli państw trzecich poprawnie wypełnionych dokumentów, spokojniejszych relacji urzędnika z klientem, a co za tym idzie do zbudowania pozytywnego obrazu polskiego urzędu przyjaznego dla swoich interesantów zapobiegającego jakimkolwiek formom dyskryminacji obywateli państw trzecich w urzędach, szkołach, dostępie do rynku pracy

Zgodnie z celem szczegółowym Integracja/legalna migracja niezwykle istotne jest budowanie zdolności organów migracyjnych w zakresie bieżącej obsługi klienta wobec stałego wzrostu napływu cudzoziemców do Polski tak, by zapobiegać przewlekłości postępowań administracyjnych. Kluczowym zagadnieniem jest tutaj wzmocnienie struktur kształtujących politykę migracyjną, a także upowszechnianie wiedzy na temat warunków legalnego pobytu na terytorium RP.

Efekt długofalowy jaki jest zakładany to przede wszystkim umożliwienie Obywatelom Państw Trzecich (OPT) łatwy, przejrzysty i zrozumiały dla nich dostęp do organów administracji publicznej - przede wszystkim do Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców LUW w Lublinie. Projekt ma na celu podniesienie świadomości prawnej poprzez przeprowadzenie cyklu szkoleń oraz kampanii informacyjnej w szeroko rozumianych środkach masowego przekazu oraz mediach społecznościowych. Chcemy, aby osoby objęte projektem miały możliwość uzyskania pomocy w kwestiach dla nich najważniejszych, tj. zalegalizowanie pobytu w Polsce. Dzięki zautomazowanej infolinii OPT będą mieli możliwość uzyskania pożądanych informacji w sposób klarowny, bez konieczności udawania się do Urzędu co usprawni pracę pracowników Wydziału, w konsekwencji czego procedura legalizacyjna ulegnie znacznemu przyspieszeniu. Dzięki przeprowadzonym szkoleniom językowym pracowników, każdy cudzoziemiec będzie mól porozumieć się z inspektorem prowadzącym jego sprawę w języku dla siebie zrozumiałym, bowiem zdecydowana liczba petentów to petenci anglojęzyczni. Cykl szkoleń z zakresu obsługi „trudnego klienta” oraz inności kulturowej pozwoli na prawidłowe i szybkie identyfikowanie potrzeb danego petenta, co będzie miało przełożenie na wzrost jakości obsługi oferowanej przez pracowników Wydziału. Dzięki tym szkoleniom pracownik nabędzie umiejętność radzenia sobie w trudnych i często niekomfortowych sytuacjach związanych przede wszystkim z bezpośrednią obsługą. Remont budynku zapewni większe bezpieczeństwo przebywających na obiekcie i w jego obrębie osób. Zapewni to również bardziej komfortowe warunki pracy. Dzięki zakupionym specjalistycznym urządzeniom OPT uzyskają stałe miejsce dedykowane ich szczególnym potrzebom. Poprzez szkolenia zapewniona zostanie także profesjonalna obsługa cudzoziemców na europejskim poziomie. Wzrost umiejętności i kwalifikacji personelu pracującego z OPT umożliwi doradztwo i pomoc w kwestiach legalizacji pobytu, administracyjnych, prawnych, przysługujących praw pracowniczych oraz przeciwdziałaniu dyskryminacji. Jednocześnie projekt wpłynie na sprawność obsługi cudzoziemców w Lubelskim Urzędzie Wojewódzkim, co ma kluczowy wpływ na ich sytuację życiową i zawodową na terytorium RP.

Całkowity budżet projektu:4 627 964,00 zł.

Wysokość wkładu Funduszy Europejskich:3 470 973,00 zł.

#FunduszeEuropejskie