„PRZYJAZNY I BEZPIECZNY URZĄD”

Lubelski Urząd Wojewódzki w Lublinie otrzymał dofinansowanie z Funduszu Azylu, Migracji i Integracji (FAMI) na realizację projektu „Przyjazny i bezpieczny urząd”. W dniu 31.08.2017 r. w Warszawie wicewojewoda lubelski Robert Gmitruczuk wraz z dyrektorem generalnym LUW w Lublinie Pawłem Gilowskim oraz dyrektorem Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Angeliką Konaszczuk zawarli porozumienie finansowe pozwalające na rozpoczęcie pierwszych działań tj. wyremontowanie budynku przy ul. Czechowskiej 15 w Lublinie i przeznaczenie go do wyłącznej obsługi cudzoziemców.

Celem projektu jest rozwój infrastruktury poprzez wyodrębnienie, modernizację, odnowienie i unowocześnienie budynku, służącego do kompleksowej obsługi obywateli państw trzecich, a także dążenie do profesjonalnej obsługi tychże obywateli poprzez podwyższenie poziomu znajomości języków obcych oraz specjalistycznych umiejętności urzędników. Celem projektu jest również prowadzenie działań informacyjnych poprzez opracowanie nowoczesnej i przyjaznej dla cudzoziemców strony internetowej w wybranych językach. Podejmowane w ramach projektu działania zmierzały będą w kierunku przeciwdziałania nielegalnej migracji, w tym nielegalnej migracji zarobkowej oraz zjawisku handlu ludźmi, a także staną się wizytówką państwa przyjmującego.

Projekt zakłada wyremontowanie budynku przy ulicy Czechowskiej 15 w Lublinie, będącego własnością Skarbu Państwa, który jest w trwałym zarządzie beneficjenta, w celu przeznaczenia go do obsługi wyłącznie obywateli państw trzecich. Planowany jest generalny remont piwnic oraz wykonanie prac na parterze i piętrze budynku m. in. malowanie pomieszczeń biurowych, wykonanie podwieszanego sufitu w korytarzach na piętrze, ułożenie paneli podłogowych lub wykładziny podłogowej na parterze i piętrze, zlikwidowanie barier architektonicznych dla niepełnosprawnych, wykonanie ścianek działowych, wymiana drzwi wewnętrznych, a także instalacja klimatyzacji oraz monitoringu. Na budynku zostanie zainstalowana tablica pamiątkowa, zawierająca informacje o finansowaniu projektu z FAMI. Na parterze budynku, powstanie klimatyzowana poczekalnia, w której znajdą się stoliki wraz z krzesłami, tablice informacyjne oraz kącik dla matki z dzieckiem, a także stolik i zabawki dla starszych dzieci. W toalecie zostanie umieszczony przewijak. Zbudowany zostanie również profesjonalny punkt informacyjny. Na parterze znajdować się będą także 4 pokoje obsługujące cudzoziemców tj. punkty przyjmowania wniosków oraz wydawania kart pobytu, pokój do składania wyjaśnień oraz 2 pomieszczenia sanitarne. W piwnicy umieszczone zostaną szafy i regały, w których znajdować się będą uporządkowane archiwalne akta, wykorzystywane w kolejnych postępowaniach administracyjnych oraz pomieszczenia gospodarcze. Na piętrze, oddzielonym drzwiami na kartę magnetyczną od reszty budynku ze względu na ochronę danych osobowych znajdujących się tam dokumentów, znajdzie się 15 pokoi: 13 pokoi dla pracowników oraz 2 pokoje do składania wyjaśnień przez cudzoziemców. Na piętrze znajdą się również 2 pomieszczenia sanitarne, pokój socjalny dla pracowników, pokój dyrektora (nie będący częścią projektu) oraz hol, będący również poczekalnią dla migrantów tam obsługiwanych, w którym ustawione zostaną stoliki z krzesłami oraz tablice informacyjne. Stworzony zostanie także drugi kącik dla matki z dzieckiem oraz stolik i zabawki dla starszych dzieci. Planuje się również zakup wyposażenia pomieszczeń (meble) oraz sprzętu komputerowego i biurowego dla pracowników, a także wyposażenie pomieszczeń sanitarnych i pokoju socjalnego. Dla osób, które nie znają dobrze języka polskiego na drzwiach pokoi zostanie zamontowane oznakowanie także w języku ukraińskim, rosyjskim i angielskim oraz w alfabecie Braille’a. By usprawnić działanie planuje się zakup systemu zarządzania ruchem cudzoziemców (system kolejkowy) powiązanego z kalendarzem internetowym do umawiania się na przyjęcie wniosku oraz aplikacji do śledzenia statusu sprawy.

Projekt zakłada także działania wpisujące się w kampanię informacyjną, poprzez zainstalowanie 3 infomatów:1 na parterze, 1 na piętrze, a także 1 infomatu na zewnątrz budynku i opracowanie strony internetowej dedykowanej obywatelom państw trzecich oraz wydanie ulotek informacyjnych i praktycznych gadżetów.W przystosowanym budynku znajdzie się miejsce dla urzędników obsługujących obywateli państw trzecich, którzy w ramach projektu podniosą swoje kwalifikacje z języka angielskiego, rosyjskiego oraz ukraińskiego, a także z obsługi klienta z innego kręgu kulturowego.

Całość projektu będzie służyć zarówno obywatelom państw trzecich, którzy uzyskają miejsce dedykowane ich szczególnym potrzebom oraz urzędnikom, stając się wizytówką państwa przyjmującego migrantów z państw trzecich.

Rezultatem projektu będzie stworzenie przyjaznego i bezpiecznego dla obywateli państw trzecich urzędu, w którym przy pomocy nowoczesnych narzędzi oraz przeszkolonych pracowników uzyskają oni profesjonalną i kompleksową obsługę.

Remont i modernizacja budynku, wyodrębnionego jedynie do obsługi obywateli państw trzecich, poprawi komfort pracy, poziom bezpieczeństwa oraz przyczyni się do korzystnej zmiany warunków obsługi cudzoziemców.

W oddzielnym budynku 31 pracowników zostanie rozmieszczonych w dużych, przystosowanych do obsługi interesantów 19 pomieszczeniach biurowych, wyposażonych w nowoczesny sprzęt. W piwnicy umieszczone zostaną szafy i regały, w których znajdować się będą uporządkowane archiwalne akta, wykorzystywane w kolejnych postępowaniach administracyjnych. Na parterze zostanie stworzona klimatyzowana poczekalnia, w której znajdą się stoliki wraz z krzesłami, tablice informacyjne oraz kącik dla matki z dzieckiem, a także stoliki i zabawki dla starszych dzieci. W toalecie zostanie umieszczony przewijak. Zbudowany zostanie również profesjonalny punkt informacyjny. W przestronnym holu na piętrze zostaną ustawione stoliki z krzesłami oraz kącik dla matki z dzieckiem przeznaczone dla cudzoziemców, którzy będą oczekiwać na złożenie wyjaśnień w toczących się postępowaniach administracyjnych. Umieszczone zostaną także tablice informacyjne. Działania te w konsekwencji ewidentnie poprawią komfort obsługi dla cudzoziemca.

Zainstalowany system zarządzania ruchem cudzoziemca połączony z internetowym kalendarzem oraz aplikacją, służącą do śledzenia etapów postępowania administracyjnego usprawni proces składania wniosków, zlikwiduje kolejki interesantów, wyeliminuje nadużycia ze strony nieuczciwych pośredników oraz przyczyni się w znacznym stopniu do zmniejszenia niepewności dotyczących aktualnego stanu rozpatrywanego wniosku.

Efektem przeprowadzonych szkoleń językowych (język angielski, język ukraiński, język rosyjski) oraz szkoleń z zakresu obsługi „trudnego” klienta z innego kręgu kulturowego będzie wzrost poziomu profesjonalizmu wśród urzędników. W konsekwencji poprawie ulegnie jakość obsługi obywateli państw trzecich, a także lepsze zrozumienie indywidualnej sytuacji każdego z nich.

Rezultatem podejmowanych działań informacyjnych będzie wzrost poziomu wiedzy obywateli państw trzecich dotyczących legalnego pobytu na terytorium RP. Działania te wpłyną na przejrzystość przekazywanych informacji i lepsze zrozumienie wymagań kraju przyjmującego. Opracowanie nowoczesnej i przyjaznej dla cudzoziemców strony internetowej w wybranych językach obcych, zainstalowanie trzech infomatów (w tym jednego na zewnątrz budynku, dostępnego przez 24h) oraz rozmieszczenie tablic informacyjnych w konsekwencji doprowadzi do składania przez obywateli państw trzecich poprawnie wypełnionych dokumentów, spokojniejszych relacji urzędnika z klientem, a co za tym idzie do zbudowania pozytywnego obrazu polskiego urzędu przyjaznego dla swoich interesantów.

Efekt długofalowy: Jako że remontowany budynek przy ulicy Czechowskiej 15 w Lublinie, będący własnością Skarbu Państwa, jest w trwałym zarządzie wnioskodawcy i będzie przeznaczony do obsługi wyłącznie obywateli państw trzecich, założono, że celowi temu służyć będzie przez co najmniej 10 lat, zgodnie z wymogami programu. W ten sposób zarówno pracownicy jak i obywatele państw trzecich uzyskają miejsce dedykowane ich szczególnym potrzebom. Wyodrębnienie budynku jedynie do potrzeb obywateli państw trzecich stanie się wizytówką kraju przyjmującego oraz poprawi komfort obsługi klienta jak i samego pracownika. Budynek zostanie przystosowany do obsługi osób niepełnosprawnych (oznakowanie w alfabecie Braille’a, likwidacja utrudnień dla osób niepełnosprawnych). Dla matek z dzieckiem zostaną utworzone specjalne miejsca, a w toalecie znajdzie się przewijak dla dzieci. Dla osób, które nie znają dobrze języka polskiego zostanie zamontowane oznakowanie w języku ukraińskim, rosyjskim i angielskim. Wydzielone pokoje przesłuchań dadzą możliwość komfortu obsługiwanym osobom, zwłaszcza w przypadku gdy wymagają one szczególnego traktowania (są po ciężkich przejściach, doświadczyły przemocy itp.).

Całkowity budżet projektu to 1 099 269,20 zł. Dofinansowanie z FAMI wynosi 75 proc. tej kwoty, tj. 824 451,90 zł.